Die Schulpflegschaft besteht aus den gewählten Vertreter:innen der einzelnen Klassenpflegschaften der Lerngruppen. Außerdem nimmt die Schulleitung an den Sitzungen teil, die an der Wartburg Schule 3 mal im Schuljahr stattfinden:

1. Erste Sitzung August/September, in der unter anderem der neue Vorstand und die Teilnehmer:innen der Schulkonferenz gewählt werden müssen
2. Zweite Sitzung meistens im Februar
3. Letzte Sitzung meistens im Mai

Im Schulgesetz NRW heißt es dazu:

Die Schulpflegschaft vertritt die Interessen der Eltern bei der Gestaltung der Bildungs- und Erziehungsarbeit der Schule. Sie berät über alle wichtigen Angelegenheiten der Schule. Hierzu kann sie Anträge an die Schulkonferenz richten. Die Schulpflegschaft wählt die Vertretung der Eltern für die Schulkonferenz und die Fachkonferenzen. Die Eltern können über die Bildungs- und Erziehungsarbeit auch unter sich beraten.

In der ersten Sitzung im Schuljahr wählt die Schulpflegschaft eine:n Vorsitzende:n und bis zu drei Vertreter:innen.

Abgesehen von den Wahlen in der ersten Sitzung des Jahres, gibt es zwei weitere Tagesordnungpunkte die im Grunde immer vertreten sind, die Rückmeldungen aus den Lerngruppen, und der Bericht der Schulleitung.

Ein häufig genutzter Einstieg in die Schulpflegschaftssitzung ist die Blitzlichtrunde, in der Vertreter:innen der Lerngruppen einen kurzen Stand zur aktuellen Situation in der Gruppe geben. Dabei muss die Zeit im Auge behalten werden; wenn 16 Vertreter:innen zwei Minuten lang erzählen würde dieser Punkt schon über eine halbe Stunde lang dauern. Stattdessen sollen sich die Eltern auf einen Stolperstein und einen Funkelstein beschränken; was läuft gerade gut in der Lerngruppe, wo gibt es vielleicht Handlungsbedarf?

Die Beiträge sollen in dieser Runde nicht weiter diskutiert werden, sondern werden protokolliert und auch für das Lehrerkollegium sichtbar später im Mitarbeiter:innenzimmer ausgehängt. Auf einige Punkte kann die Schulleitung eventuell schon während der Sitzung eingehen.

Die Schulleitung berichtet über aktuelle Situationen oder auch anfallende Änderungen. Das können beispielsweise Unterpunkte sein wie

• Personalsituation in den Lerngruppen
• Aktuelle oder anlaufende Projekte in der Schule (Schulradio,
• Ferienbetreuung
• ggf. pandemiebedingte Änderungen der Schulabläufe etc.
• Umsetzung von Digitalisierung in den Lerngruppen

Alle Elternvertreter:innen können jederzeit Wünsche äußern zu Themen die mit in die Tagesordnung aufgenommen werden sollen. Das geht vor der ersten Sitzung bei der Schulleitung, für spätere Sitzungen bei den Pflegschaftsvorsitzenden.

Dabei sind die Elternpflegschaftsvorsitzenden auch jeder Zeit Ansprechpartner:innen für alle Eltern ihrer Lerngruppe. Aufkommende Fragen die nicht auf Klassenpflegschaftsebene gelöst werden können, oder die thematisch die ganze Schule oder zumindest mehrere Lerngruppen betreffen, können zum Beispiel als Tagesordnungspunkt an die Schulpflegschaft weitergereicht werden.

Als Beispiel sind einige Themen aus der Vergangenheit:

• Verkehrssituation an und um der Schule
• Anzahl der Fahrradständer für die Kinder
• Elternseminare

Die Vorsitzenden der Schulpflegschaft setzten, in Absprache mit der Schulleitung, die Tagesordnungen für die Schulpflegschaftssitzungen fest. Einladungen zu den Sitzungen müssen spätestens eine Woche vor dem Termin der Sitzung an alle Teilnehmer:innen verschickt werden.

Außerdem leiten und moderieren die Vorsitzenden die Sitzungen und kümmern sich entsprechend um Teilnehmendenlisten, Anfertigung eines Protokolls, Koordination von Wahlen und Abstimmungen etc. Natürlich dürfen diese Aufgaben auch deligiert werden - im Falle der Wahlen muss das sogar passieren, wenn Vorsitzende selbst für ein entsprechendes Amt zur Wahl stehen.

Der/die Vorsitzende der Schulpflegschaft ist automatisch als Mitglied der Schulkonferenz gesetzt, die an der Wartburgschule ebenfalls in der Regel drei mal im Jahr tagt.

Die Schulpflegschaftsvorsitzenden vertreten auch die Eltern der gesamten Schule vor der Schulleitung; ein reger Austausch und ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Schulleitung und Vorsitzenden ist wichtig.

Viele Fragestellungen und Probleme im laufenden Schulalltag können schneller und besser bewertet werden, wenn man die verschiedenen Perspektiven der Schule und der Elternschaft gut kennt und berücksichtigen kann. So können auch Themen für die Schulpflegschaftssitzungen schneller und besser definiert werden um die Sitzungen effektiver und frustfrei zu gestalten.

Zum Beispiel ist es ratsam, Wünsche der Elternschaft zuerst mit der Schulleitung zu besprechen, bevor man sie auf der Schulpflegschaftssitzung oder von dort aus sogar zur Schulkonferenz zur Abstimmung bringt; schlechte Absprachen können dagegen eher zu langen Diskussionen und Vertrauensverlust führen.

Das Ziel muss sein, gemeinsam mit der Schule zu arbeiten, und nicht gegen sie.

Im Schulalltag kommt es auch vor, dass herausvordernde Gespräche zwischen Eltern und Lehrer:innen geführt werden müssen. Die Schulpflegschaftsvorsitzenden können hier als beratende Teilnehmer:innen von den Eltern dazugerufen werden um gegebenenfalls zu unterstützen oder vermitteln.